De ce avem nevoie de arhivare?

Share Button

http://arhivatorul.ro/servicii/Atunci cand avem o afacere incepem sa stocam hartii si prin urmare dupa maxim 2 ani incepem sa avem nevoie de servicii de prelucrare arhiva si de depozitare documente.

Arhivarea documentelor nu inseamna numai sa le impachetati in cutii si in dosare. Acesta reprezinta numai unul din pasii unui proces pentru arhivarea fizica impreuna cu sortarea, fondarea si ordonarea sau selectionarea.

La baza tuturor stau nomenclatoarele arhivistice care stabilesc tipul de documente si termenele de pastrare ale acestora. In cazl in care se arhiveaza electronica, identificarea tuturor documentelor necesare se va face foarte repede utilizand indecis. Indiferent ca alegeti sa va externalizati toate aceste servicii sau sa faceti si o arhivare interna aceasta are un impact major asupra modului in care lucrati.

Informatiile trebuie sa fie accesate rapid si foarte usor tinand cont de absolut toate masurile de siguranta, iar angajatii vor trebui sa aiba si posibilitatea de a raspunde usor tuturor cerintelor clientilor si sarcinile interne pot sa fie delimitate si urmarite mult mai usor.

Beneficiati de o mai buna siguranta a informatiilor. Securitatea apare tot mai des ca si prim ingredient in orice domeniu al activitatii. Un sistem bun de securitate al arhivelor trebuie sa asigure confidentialitatea, disponibilitatea si integrarea informatiilor. Fiecare activitate va fi guvernata de riscuri si de amenintari. Un management bun al documentelor asigura si securitatea datelor precum si a fluxului de informatii.

Pentru arhivele fizice  o metoda de securitate buna este sa predati acestora cae un depozit autoritat de arhiva care sa aiba toate standardele pentru pastrarea informatiilor.

Prin evolutia constanta a tehnologiei arhivele electronice pot sa fie stocate in mai multe forme cum ar fi cloud, big data, server. Personalul este o resursa foarte importanta si care genereza si cele mai multe evenimente. Pentru a putea preveni asemenea incidente accesul fiecarei persoane va fi limitat numai la informatiile care ii ajuta sa munceasca.

Prin urmare cand alegeti sa puneti accentul ep arhiva organizatiei si intelegeti si toate beneficiile aduse trebuie sa tineti cont de toate aspectele prezentate.

Indiferent despre ce tip de serviciu de arhivare este vorba, dizica sau electronica e destul de apreciat si de cautat de mai multi antreprenori care au inteles latura sa benefica. E adevarat ca toate firmele de arhivare vin in numar mare pentru a va bucura de serviciile profesionisite si e nevoie de ceva mai multa atentie pentru a alege un partener de incredere. Sunt mai multe idei despre cum puteti sa va alegeti firmele de arhivare.

Atunci cand v-ati decis sa cautati firma cu care sa colaborati fie ca vorbiti despre un proiect sau mai multe va trebui sa tratati subiectul cu mare atentie. Succesul acestor servicii depinde mult de compania pe care o veti alege.

Primii pasi reprezinta verificarea listeti de servicii. In afara de arhivare companiile care activeaza in domeniul acesta va pot oferi si servicii de arhivare electronica, transport si depozitare dar si distrugere specializate. Veti primi de asemenea si consultanta de specialitate. Managementul tuturor documentelor reprezinta un domeniu vasta si desi stimp in linii mari ce implica sunt mai multe detalii care conteaza.

Dan Bradu seo
Be Sociable, Share!